3 tipy, ktoré vám pomôžu zapojiť do EDI aj tých najmenších dodávateľov

Elektronickú výmenu dát (EDI) využívajú odberatelia a dodávatelia naprieč rôznymi segmentmi, od automotive a e-commerce, cez veľkoobchody s elektromateriálom až po stavebniny. Čo majú EDI projekty u odberateľov vo všetkých odvetviach spoločné je fakt, že ich úspešnosť závisí práve na množstve zapojených dodávateľov, ktorí sú ochotní a schopní si doklady cez EDI vymieňať. Veľkú úlohu hrajú aj tí najmenší, na ktorých odberatelia často zabúdajú a do EDI ich z najrôznejších dôvodov nezapájajú. Už dávno neplatí, že je EDI pre dodávateľov len nutné zlo – naopak, aj pre tých malých môže byť užitočnou službou.

O výhodách a prínosoch EDI komunikácie už dávno niet sporu a každý odberateľ využívajúci EDI denne čerpá z benefitov, ktoré automatizované prenosy a spracovanie dokladov prináša. Je to napríklad spoľahlivé objednávanie, zefektívnenie príjmu tovaru, neuveriteľné zrýchlenie práce s dokladmi alebo automatická likvidácia prijatých tovarových faktúr.

K dokonalosti však často chýba, aby EDI využívali všetci dodávatelia a odberateľ tak mohol automatizovať spracovanie 100 % svojich dokladov. Prečo sa tak nedeje? Väčšina odberateľov sa pri zavádzaní EDI logicky a správne sústredí na svojich najväčších dodávateľov, ktorí tvoria najväčší objem dokladov. S nasadzovaním EDI potom často končia vo chvíli, keď elektronicky spracovávajú 55–75 % dokladov. Pociťujú úsporu nákladov, rast efektivity aj rýchlu návratnosť investície a projekt vyhodnotia ako úspešný. Navzdory tomu v ich portfóliu zostávajú aj stovky malých dodávateľov, s ktorými naďalej komunikujú e-mailom, faktúry prijímajú papierovo alebo ako PDF v e-maile. Vo výsledku asi pätinu dokladov spracovávajú stále ručne. Čo s tým? Inšpirujte sa u najúspešnejších firiem a vyskúšajte tri osvedčené metódy, pomocou ktorých zapojíte do EDI 100 % svojich dodávateľov.

1. ZAMEŤTE DODÁVATEĽOM CESTIČKU: ZJEDNODUŠTE PROCESY

Čím jednoduchšie zapojenie do elektronickej výmeny dát, tým menej protiargumentov. Táto jednoduchá poučka platí na všetkých – aj na tých najmenších dodávateľov. EDI ušetrí najviac práce, keď je integrované do informačného alebo účtovného systému. Dodávateľ v ňom tak jednoducho vystaví faktúru a kliknutím odošle svojmu obchodnému partnerovi. „Problém nastáva, ak dodávateľ využíva informačný systém, ktorý EDI nepodporuje alebo by jeho implementácia bola nákladná. Druhým problémom je ekonomická návratnosť EDI. Pokiaľ si s dodávateľom vymeníte jednu alebo dve objednávky mesačne, nemá preňho zmysel EDI integrovať, pretože výsledná úspora za to nestojí. Niektorí menší dodávatelia informačný systém nemajú vôbec a pracujú napríklad len s Excelom,“ hovorí David Reichel, produktový manažér ORiON EDI spoločnosti GRiT.

Aj pre takých dodávateľov však existuje riešenie: ORiON webEDI. Jednoduchý webový portál, cez ktorý si dodávateľ elektronicky vymieňa dokumenty s odberateľmi. Nie je potrebná integrácia ani dlhé zaškolenie, systém sa dá sprevádzkovať za jedno popoludnie. WebEDI síce prácu úplne neautomatizuje, avšak zaisťuje spoľahlivé a včasné doručenie všetkých objednávok a slúži na prípravu dodacích listov, vrátane paletových štítkov a SSCC kódov. Dodávateľ s webovým EDI získa tiež spoľahlivý bezpapierový archív faktúr a prehľad, ktoré faktúry protistrana prijala, ktoré odmietla a prečo. Prevádzku webEDI portálu zvyčajne platí odberateľ a najmenší dodávatelia ho využívajú zdarma. Výhodou je možnosť prispôsobenia portálu konkrétnym procesom odberateľa.

V portáli sa pracuje podobne ako napríklad v internetovom bankovníctve, takže sa v ňom ľahko zorientuje každý. Odberateľom, ktorý customizovaný webEDI portál využíva, je napríklad Alza. Ta má takmer 800 dodávateľov, 75 % z nich používa EDI. „EDI dnes považujeme za normu a prezentujeme ho tak aj našim dodávateľom. Customizovaný portál u nás funguje dobre. V začiatkoch bolo dôležité nastavenie – museli sme rozšíriť možnosti portálu, aby sme mohli prijímať dodávky na rôzne dodacie miesta v českých aj slovenských skladoch,” vysvetľuje senior účtovníčka a EDI konzultantka Alzy Monika Ježková.

Podľa Ježkovej má EDI výhody nielen pre Alzu, ale aj pre jej dodávateľov, vrátane tých najmenších. „Pre nás je dôležitá úspora ručnej práce, zrýchlenie logistických i účtovných procesov a lepší prehľad o objednanom a dodanom tovare. Dodávatelia ocenia zrýchlenie spracovania faktúr a odstránenie problémov so „zatúlanými“ faktúrami. Tiež ihneď dostanú správu o prijatí faktúry alebo o ťažkostiach pri jej spracovaní. Vďaka tomu môžu problémy vo faktúrach riešiť ihneď a nie až pri kontrole salda,” opisuje.

2. PONÚKNITE DODÁVATEĽOM RÝCHLEJŠIU PLATBU ZA TOVAR

Veľkí odberatelia často mávajú mesačnú splatnosť faktúr, čo pre menších dodávateľov býva problém. Svoje peniaze potrebujú čo najrýchlejšie, aby mohli nakúpiť ďalší tovar alebo pokračovať vo výrobe. S tým pomôže Platba od Rogera.

Funguje to jednoducho: Roger prevezme od dodávateľa faktúru, za poplatok mu ju obratom preplatí a počká si na neskoršie peniaze od odberateľa. Dodávateľ tak nemá prestoje a peniaze na účet dostane už do troch dní od vystavenia faktúry. Keď službu ponúknete dodávateľom zapojeným do EDI, získate ďalší silný argument. „V spolupráci s Rogerom ponúkame službu Alza Invoice Financing. Slúži na rýchle financovanie faktúr malým dodávateľom. 75 % z čiastky faktúry získajú už do troch dní od vystavenia faktúry,” vysvetľuje Ježková.

3. VYUŽITE PROFESIONÁLOV

Niektorí malí dodávatelia sa k elektronickej výmene dát stavajú skepticky už z princípu. Nevidia v nej výhody a EDI vnímajú ako záťaž, ktorá ich núti meniť zabehnuté postupy a učiť sa niečo nové. Preto je lepšie, keď sa s nimi o EDI porozprávajú skúsení konzultanti. Dokážu im, že je EDI lacné, otvára cestu k ďalšiemu biznisu a zlepšuje zabehnuté postupy. „Odberatelia po nasadení EDI a zaškolení často žiadajú o pomoc so zapojením dodávateľov. A my im vychádzame v ústrety. Máme vyladený proces rolloutu, vďaka ktorému sa nám darí malých dodávateľov úspešne zapájať,” opisuje Michal Rezner, projektový manažér ORiON EDI. Podľa Ježkovej u malých dodávateľov prevláda pozitívna spätná väzba. „Pri niektorých dodávateľoch sme prekvapení pozitívnym prístupom k EDI, s tými menšími je často lepšia a rýchlejšia spolupráca než s korporátmi, kde implementácia EDI trvá aj roky,” dodáva.

Zdroj: Retail News