Vyznajte sa v elektronickej archivácii: Majte svoje dokumenty bezpečne na jednom mieste  

Zbavte sa vo svojej kancelárii stohov papierov. Archivujte svoje dokumenty elektronicky a v súlade s platnými zákonmi. Ako na to? Na základnú orientáciu v problematike sme pripravili seriál „Vyznajte sa v elektronickej archivácii“.

Zo všetkého si najprv povedzme, čo to vlastne dôveryhodná elektronická archivácia dát je. Jedná sa o službu, ktorá uloží vaše elektronické dokumenty na vysoko zabezpečenom elektronickom úložisku. To so sebou prináša množstvo výhod: 

• Ušetríte miesto v kancelárii, ktoré by inak zaberali papiere.
• Ľahšie nájdete dokumenty. Už nebudete preberať zakladač za zakladačom a hľadať konkrétnu faktúru. Jednoducho ju vyhľadáte pár kliknutiami v počítači.
• Získate istotu dlhodobej platnosti dokumentov v súlade so zákonmi.

Čo je dôveryhodný dokument? 

Aby bol dokument dôveryhodný, musí spĺňať nasledujúce požiadavky:

 

K dokumentom sa dostanú len oprávnené osoby 

Kvalitné elektronické archivačné systémy dáta nielen uložia, ale aj ochránia. Nemusíte sa preto strachovať, že sa k dokumentom dostanú ľudia, ktorí k nim prístup mať nemajú. Prístup majú len oprávnené osoby. Navyše získate jednak zabezpečenie proti pozmeňovaniu údajov v dokumentoch, jednak ochranu proti zmenám integrity celého dokumentu.

S elektronickou archiváciou dát sa vám už nestane ani to, že dôležitý dokument niekam založíte, a potom ho vyhodíte v hromade ostatných papierov. 

Jednoduché dodržanie zákonných archivačných lehôt 

Terajšia legislatíva ukladá pre predpísané dokumenty a doklady zákonné archivačné lehoty, ktorými sa musí každý podnikateľský subjekt riadiť.

V elektronickom archíve môžete mať najfrekventovanejšie doklady (ako faktúry, objednávky a dodacie listy) alebo prípadne všetky tieto dokumenty v elektronickej forme a po uplynutí zákonnej lehoty archivácie nestrávite niekoľko hodín pri skartovači, ale jednoducho ich zmažete. Alebo ich necháte uložené, pretože vám nebudú prekážať.

Elektronická výmena dát prostredníctvom EDI 

Pri využívaní elektronickej archivácie dát sa stretnete aj so skratkou EDI (Eletronic Data Intercharge), ktorá označuje elektronickú výmenu štruktúrovaných dát medzi dvoma či viacerými podnikateľskými subjektmi. 

Jedná sa o najprepracovanejší spôsob prenosu obchodných dokladov (objednávky, faktúry, dodacie listy a pod.), ktoré sa v správnom formáte automatizovane a bez zásahu ľudskej ruky odovzdávajú priamo či cez službu EDI poskytovateľa z informačného systému jednej strany do informačného systému protistrany. To eliminuje chybovosť, šetrí čas, peniaze a prináša aj ďalšie výhody. 

Aj tieto doklady je samozrejme možné archivovať dôveryhodne. Ak sú elektronické faktúry (EDI správa INVOIC) vybavené uznávaným elektronickým podpisom, sú schopné uľahčiť zaistenie dôležitých vlastností – neporušenosť obsahu a vierohodnosť pôvodu faktúry, ktoré sú zásadné pre právnu preukázateľnosť elektronického dokumentu v prípade akéhokoľvek sporu. 

Práve na elektronický podpis sa zameriame v budúcom diele seriálu „Vyznajte sa v elektronickej archivácii II.“.

Seriál o archivácii pre vás pripravuje spoločnosť GRiT, ktorá viac než 1000 spoločnostiam dodáva službu ORiON Dôveryhodný archív.