10 dôvodov pre EDI

Najmä oblasť rýchloobrátkového tovaru, ale prirodzene nielen ona, čelí stále intenzívnejšiemu tlaku na rýchlosť, presnosť a spoľahlivosť dodávok. Aby bola táto požiadavka splnená, stávajú sa väzby medzi obchodnými partnermi tesnejšími a objem vzájomnej komunikácie narastá. To so sebou prirodzene prináša aj určité negatíva v podobe informačného zahltenia zodpovedných pracovníkov, nárastu stresu a chybovosti. Týmto neduhom je pritom možné do značnej miery zabrániť, napríklad tým, že ľudské zdroje budú využívané skutočne efektívne a len tam, kde sú naozaj nevyhnutné.

Obrátené úlohy

Prakticky všetky informácie v obchodnom styku dnes vznikajú elektronicky. Popisy výrobkov, objednávky, faktúry, dodacie listy, vratky, dobropisy a desiatky ďalších dokladov sú generované elektronickým informačným systémom niektorej zo zúčastnených strán. A je nutné ich odovzdať do informačného systému protistrany ako podklady na ďalšie spracovanie. Tento krok, ktorý by mal byť plne automatizovaný, pretože v drvivej väčšine pri ňom nie sú potrebné žiadne ďalšie ľudské vstupy, však často realizujú paradoxne práve ľudia. Zamestnanci, ktorých čas je najdrahší, tak vykonávajú činnosť s nulovou pridanou hodnotou a navyše s veľkou mierou chybovosti, ktorá vzniká pri manuálnom prepisovaní dokladov z elektronickej neštruktúrovanej (PDF faktúry) či dokonca papierovej podoby.

Určitú zásluhu na tomto stave má iste historická zotrvačnosť a zažité mechanizmy, avšak tempo doby si žiada trochu iný prístup. Našťastie rokmi a praxou preverený a jednoducho dostupný. Reč je o plne automatizovanej elektronickej výmene štruktúrovaných obchodných dokladov pomocou štandardu EDI – Electronic Data Interchange. Jeho zavedenie pritom nie je ani drahé, ani zložité a výhody pre podnikanie sú zásadné. Poďme sa pozrieť na tie hlavné.

Desať dôvodov, prečo prejsť na EDI

1. EDI ako požiadavka obchodných partnerov

Zrejme najčastejším dôvodom a vlastne aj zámienkou na zavedenie EDI býva požiadavka zo strany obchodného reťazca či iného partnera. Keď veľké spoločnosti realizujú prechod z papierových dokladov na elektronickú štruktúrovanú formu, snažia sa prirodzene o to, aby dodávatelia tento spôsob v maximálnej možnej miere využívali. Zavádzajú preto určité motivačné, či penalizačné mechanizmy, alebo dokonca stanovia využívanie EDI ako svoju striktnú požiadavku.

2. Jednoduché nasadenie

Našťastie nasadiť EDI nie je v dnešnej dobe nijak zložité. Na trhu existuje množstvo EDI providerov, ktorí ponúkajú preklad a doručenie obchodných dokladov formou služby. Navyše veľmi dobre dokážu riešiť práve situáciu, kedy veľký odberateľ potrebuje do EDI zapojiť svojich dodávateľov. Realizujú tzv. roll-out, čo znamená riadené oslovovanie partnerov, analýzu ich pripravenosti a postupné zapájanie do elektronickej výmeny dokladov tak, aby bolo možné v čo najkratšom čase dosiahnuť čo najvyšší počet zapojení a to predovšetkým tam, kde sa ich vymieňa najviac.

3. Cenová úspora

Doba, kedy bolo EDI nákladné na implementáciu a prevádzku je dávno preč. Na zavedenie EDI nie je v dnešnej dobe potrebné disponovať žiadnym IT oddelením, technikou, know-how ani investičným kapitálom. Nie je podstatná ani veľkosť spoločnosti, ani používané informačné systémy. Veľká firma môže EDI napojiť priamo cez konektor do svojho podnikového informačného systému a malý podnikateľ môže naopak využiť napríklad WebEDI cez internetový prehliadač. Cena za využívanie služby sa pohybuje v jednotkách korún/centov?/desiatok centov? za zaslaný elektronický doklad, čo predstavuje oproti priamym aj nepriamym nákladom za papierový variant úsporu v ráde desiatok korún/niekoľkých eur? za každé vystavenie.

4. Zamedzenie chybovosti

V rámci EDI sú štruktúrované elektronické doklady automaticky generované, zasielané a spracovávané informačnými systémami protistrán, pričom potreba ľudského zásahu vzniká až v okamihu rozporu, napríklad medzi dodacím listom a faktúrou. Nedochádza tu teda k žiadnemu manuálnemu prepisovaniu či prevádzaniu údajov, a výsledkom je tak prakticky nulová chybovosť. Presné a správne dáta majú pritom pozitívny vplyv na všetky obchodné operácie, zamedzujú zdržaniam, nedorozumeniam, pokutám a samozrejme ďalej šetria ľudské zdroje.

5. Rýchlosť

Doklady sú v rámci elektronickej výmeny dát cez EDI providerov zasielané protistranám v rádoch minút bez ohľadu na to, odkiaľ sú zasielané a aký je ich vstupný a výstupný formát. V porovnaní s klasickým zasielaním dokladov prostredníctvom kuriéra či pošty tak dochádza k značným časovým úsporám. Rýchlosť ďalej znamená vyššiu obrátkovosť, vyššiu informovanosť a tiež lepší cash-flow.

6. Bezpečnosť

Obchodné doklady v žiadnom okamihu neležia niekde na stole, nikomu na očiach, necestujú bez kontroly a ani nezapadnú do nevyžiadanej pošty. Pri  elektronických dokladoch zasielaných cez EDI poskytovateľa nie je riziko modifikácie, oneskorenia ani straty. Je garantované doručenie protistrane v správnom a obsahovo nezmenenom formáte prostredníctvom bezpečných dátových formátov a zabezpečených dátových centier. EDI poskytovatelia nechávajú svoje dátové centra pravidelne prejsť bezpečnostnými auditmi a prácu s dátami certifikovať od renomovaných autorít. Príkladom môže byť minuloročná certifikácia ISO 27001 pre CCV Informačné systémy od TÜV SÜD Czech.

7. Dôveryhodná archivácia

Zaslať niekomu automatizovane elektronický doklad či ho prijať do systému je základ celého procesu. Sú tu však aj ďalšie späté aspekty, ktoré treba riešiť. Jedným z nich je napríklad potreba riešiť dôveryhodné a bezpečné uloženie všetkých dokladov zaisťujúcich spoľahlivú auditnú stopu počas celej zákonom danej lehoty. Nie, nemusíte budovať žiadny archív, ani kupovať nákladný archivačný softvér. Táto služba je dnes už nedielnou súčasťou služieb EDI poskytovateľov.

8. Súlad s legislatívou

Posielate svoje obchodné doklady vždy v súlade so zákonom? Sledujete všetky aktuálne legislatívne zmeny a prispôsobujete im svoje rozhrania? Riešite všetky štátom definované požiadavky na terajšie aj archivované dáta? Aj to je činnosť, bez ktorej sa môžete zaobísť, ak využijete služby EDI poskytovateľa.

9. Možnosť naviazania ďalších dokladov a služieb

Klasické EDI umožňuje elektronicky poslať štruktúrované elektronické doklady týkajúce sa každej fázy obchodného procesu a tieto vzájomne previazať a násobiť tak príslušné výhody. Môžete tak začať napríklad elektronickou objednávkou, dodacím listom či faktúrou a následne pridávať ďalšie požadované doklady a notifikačné správy alebo dokonca služby. Tými môžu byť napríklad eKatalóg na elektronické zalistovanie tovaru, Instantná platba na prevádzkové financovanie či Invertory Report na prehľad o stave a vývoji zásob na skladoch odberateľov.

10. Spokojnosť obchodných partnerov

Rýchle odovzdávanie bezchybných elektronických dokladov slúži nielen na vyššiu efektivitu obchodných procesov, ale aj na lepšiu informovanosť všetkých zúčastnených strán. Na ich základe je možné robiť kvalifikované rozhodnutia, ktoré vo výsledku vedú tiež k lepším vzťahom s obchodnými partnermi. Aj to je dôvodom, prečo si len v rámci popredného tuzemského clearingového centra ORION EDI vymieňajú tisíce obchodujúcich protistrán mesačne už viac než dva milióny štruktúrovaných elektronických dokladov.

Zdroj: autorský článok Davida Reichela, vyšlo v magazíne IT Systems 1-2/2016