Alza zaradila v EDI vyšší rýchlostný stupeň

Elektronická výmena dokladov (EDI) je nevyhnutným trendom. Keď po segmente rýchloobrátkového tovaru a automotive začali vo veľkom EDI využívať tiež kľúčoví hráči „československého“ e-commerce, nie je divu, že Alza.cz bola medzi prvými. Aktuálne najväčší český e-shop s celým radom zahraničných pobočiek, vrátane Slovenska, a s obratom takmer 21 miliárd korún, rýchlo zapojil do automatizovaného prenosu objednávok, dodacích listov a faktúr, všetkých kľúčových dodávateľov a v ďalších rokoch postupne takmer všetkých zostávajúcich. Viac ako 80 % všetkých faktúr si Alza s dodávateľmi vymieňa v štruktúrovanej podobe, čo pri množstve jej dodávateľov nemá v tuzemskom e-commerce obdoby. Teraz sa rozhodla v automatizácii výmeny dokladov postúpiť o úroveň vyššie.

V prvej fáze bola dôležitá kvantita

Projekt elektronickej výmeny dokladov s dodávateľmi spustila Alza v roku 2014. Na rozdiel od iných odborov, pritom EDI v tej dobe nebolo na trhu e-commerce takmer vôbec rozšírené. Práve tlak troch najväčších hráčov, medzi ktorých Alza patrí, pomohol presvedčiť dodávateľov o zmysle súvisiacich zmien. Vďaka riadenému projektu zapájania dodávateľov (roll-out) pod jednotným projektovým vedením EDI providera CCV Informačné systémy, sa Alze podarilo už v prvých mesiacoch zapojiť tretinu dodávateľov, čo predstavovalo viac ako polovicu všetkých objednávok. Rad významných dodávateľov už EDI so svojimi odberateľmi využíval a zmenu veľmi uvítal.

Išlo o úspech, ktorý ale Alze nestačil. Cieľom Alzy v tejto fáze bolo zapojenie kompletne všetkých dodávateľov tak, aby výmena obchodných a logistických dokumentov prebiehala plne automatizovane a ekonomické oddelenie muselo manuálne riešiť len výnimky a prípadné chyby. Pre zostávajúcu skupinu dodávateľov, ktorí mali z rozmanitých dôvodov problémy so zavedením EDI komunikácie, Alza sprevádzkovala jednoducho dostupný Alza portál, ktorý umožňuje najmä malým dodávateľom zaslanie dokladov nezávisle na ich účtovných systémoch.

„Vďaka Alza portálu nám môže dodávateľ okamžite začať posielať faktúry a dodacie listy v štruktúrovanej podobe, bez toho, aby musel riešiť prepojenie so svojím ekonomickým systémom alebo uzatvárať zmluvu s EDI providerom,“ hovorí Monika Ježková, senior účtovník a EDI špecialista v spoločnosti Alza. „Jediné, čo potrebuje, je internetový prehliadač,“ dodáva.

Po kvantite nastupuje kvalita

Maximálna možná báza zapojených dodávateľov bola nutnou podmienkou, ktorú sa Alze podarilo splniť. Teraz sa rozhodla zamerať na kvalitatívnu zložku EDI komunikácie a na zefektívnenie celého procesu spracovania dokladov.

Jedným z prínosov procesného zavedenie EDI je bezpochyby eliminovanie chýb na dokladoch. Automatizované spracovanie dokladov s využitím EDI priamo vyžaduje uvádzanie správnych a presných údajov. Ak teda napríklad na faktúre chýba údaj o zápise dodávateľa vo verejnom registri, nezodpovedá tento daňový doklad legislatívnym požiadavkám, Alza ho nemôže zaúčtovať a je potrebné riešiť s dodávateľom opravu alebo vystavenie nového dokladu.

Alza má vlastný automatický systém kontroly dokladov, ktorý prijaté EDI doklady posiela ďalej ich informačným systémom. V prípade chybných dokladov je však vždy jednotlivé prípady potrebné riešiť individuálne, čo jednak vyťažuje ekonomické oddelenie Alzy, a z pohľadu dodávateľa zase odsúva dátum splatnosti pohľadávok.

„Vďaka tomu, že dodávatelia chyby začínali často riešiť až vo chvíli, keď neprišli peniaze na účet, dochádzalo k ich odhaleniu s oneskorením, čo komplikovalo ich vyriešenie,“ opisuje jeden z dôvodov zbytočnej nadpráce Monika Ježková.

Podobné zbytočné chyby vznikajú buď ľudskou chybou v procese zadávania, alebo zlým nastavením v účtovných systémoch dodávateľov. V prípade najväčšieho českého e-shopu išlo o približne 11 % všetkých štruktúrovaných dokladov, čo pri celkovom objeme nebolo malé číslo.

Alza so svojím dlhoročným partnerom pre EDI služby, spoločnosťou CCV Informačné systémy, usporiadala workshop, z ktorého sa vyvinuli konkrétne zmeny a vylepšenia doterajšieho systému, tak aby sa zamedzilo zbytočnému plytvaniu zdrojmi na riešenie vyššie spomínaných chýb.

Zmeny v kontrole dokladov – na čo si dať pozor?

Kľúčovou zmenou je predovšetkým rýchlejšia a presnejšia kontrola dokladov na strane Alzy a následné zrozumiteľné upozornenia dodávateľa na pôvod konkrétnej chyby tak, aby ju mohol opraviť a chyba nebránila ďalšiemu spracovaniu dokladov Alzou.

Prvým krokom pri príjme dokladov je technická a formálna kontrola správy, na ktorú Alza odpovedá pozitívne, alebo v prípade chyby negatívnou správou APERAK (potvrdenie o prevzatí dokladu). Na tomto procese sa nič nemení. Druhým krokom je interný systém kontrol, ktorý má odhaliť formálne aj faktické chyby v dokladoch. Tento systém kontroluje povinné aj nepovinné polia dokladu a podľa toho umožní alebo neumožní ďalšie spracovanie. Doteraz tento systém vždy upozorňoval len na prvú nájdenú chybu. Dodávateľ informáciu o tejto chybe dostal v správe COMDIS (obchodná námietka) a bol požiadaný o opravu či znovu vystavenie dokladu. Ak doklad obsahoval ďalšie chyby, zopakoval sa celý proces niekoľkokrát dookola, čo mohlo zaúčtovanie dokladu neúmerne predĺžiť.

Po novom bude správa COMDIS obsahovať výpis všetkých chýb, ktoré daný doklad obsahuje, vrátane odkazov na jednotlivé návody, ktoré dodávateľovi umožnia chyby vyriešiť. Za úspešne doručené a akceptované EDI doklady môžu dodávatelia považovať len také, ku ktorým im z Alzy príde pozitívny COMDIS.

Priebežne sú oslovovaní dodávatelia, ktorí doteraz neposielajú cez EDI všetky požadované typy dokladov (napr. faktúry za servisné opravy) alebo neposielajú v EDI dokladoch všetky požadované informácie (napr. sériové čísla). Zapojení sú tiež dodávatelia, ktorí spolupracujú v režime dropshipment.

Poslednou novinkou je rozšírenie počtu povinných položiek, ktoré budú Alzou kontrolované, a ktoré umožnia zastavenie spracovania dokladu. S vybranými dodávateľmi už tieto sprísnené podmienky Alza testuje. Ešte pred hlavnou sezónou by však mali byť povinné pre všetkých dodávateľov. „Žiadame dodávateľa o zvýšenú pozornosť pri spracovaní správ COMDIS a zároveň odporúčame nečakať na konkrétne chyby, ale rovno si skontrolovať nastavenie EDI komunikácie vo svojich systémoch podľa návodov na pripravenej webovej stránke,“ apeluje na svojich obchodných partnerov Monika Ježková.

Ďalšou na rade je logistika

Tým však Alza so zlepšovaním EDI procesov zďaleka nekončí. Už teraz je pripravená posielať dodávateľom správu RETANN (oznámenie o vrátení tovaru), ktorá môže byť pre dodávateľov voliteľným podkladom pre zasielanie dobropisov k vratkám či nedodanému tovaru.

V ďalšom kroku sa chystá zaviesť aj správu RECADV (potvrdenie o príjme), ktorá funguje ako elektronické avízo príjmu na sklad. Vďaka tejto „elektronickej príjemke“ bude možné eliminovať logistické dobropisy, pretože dodávateľ vystaví faktúru až na základe príjmu, potvrdeného Alzou.

Aktuálne tiež prebieha roll-out dodávateľov k aktívnemu využitiu SSCC kódov v prípadoch, keď s týmito kódmi zatiaľ dodávateľ nepracuje.

Zdroj: www.projektlogin.com