Drobní dodávatelia majú zelenú v maloobchodnej sieti Albert – ľahšia bezpapierová účtovná komunikácia

Nový Albert portál umožnil zrealizovať úsporu nákladov v účtovníctve vo výške 80 tisíc EUR ročne. Webová aplikácia, ktorú vyvinula brnianska firma GRiT, umožňuje elektronickú komunikáciu, tak miznú náklady na papierové doklady a zároveň uľahčuje drobným dodávateľom vstup do reťazca Albert. Vďaka portálu s Albertom komunikuje dnes už 99,56 % dodávateľov bezpapierovo. Zákazníkom to prinesie viac regionálnych produktov a pestrejšiu ponuku.

„Naším účtovníctvom ročne prejdú milióny účtovných dokladov, iba s pekárňami si ich vymeníme aj stotisíc mesačne. Pri tomto objeme extrémne rastie riziko ľudských chýb pri spracovaní objednávok, dodacích listov alebo faktúr. S najväčšími dodávateľmi si už od roku 2002 vymieňame účtovné doklady cez EDI, čo je riešenie na bezpapierovú účtovnú komunikáciu. Postupne štandard EDI rozširujeme a zapájame doň všetkých dodávateľov, ktorí majú o toto riešenie záujem – aj tých najmenších, s ktorými si vymieňame pár dokladov mesačne. So spoločnosťou GRiT sme vyvinuli Albert portál, bezplatné EDI riešenie práve pre drobných dodávateľov. Jediné, čo teraz na EDI komunikáciu s nami potrebujú, je prístup na internet. Všetky náklady na prevádzku nesieme my,“ hovorí manažér spoločnosti Albert Petr Beran.

Jednoduché použitie, žiadne náklady pre dodávateľov

Albert portál využíva zatiaľ necelá stovka dodávateľov, ktorí si za máj vymenili s reťazcom 1 300 faktúr. Hoci ide o zlomok z celkového počtu účtovných dokladov, ročná úspora vďaka systému od GRiTu dosahuje jednotky miliónov korún.

V praxi to funguje tak, že hneď ako sa Albert s dodávateľom dohodne na spolupráci, riešia spolu nevyhnutne aj otázku efektívnej výmeny dokladov. Ak dodávateľ EDI doposiaľ nevyužíva a má oň záujem, buď si zaplatí vlastného poskytovateľa EDI, čo nie je zadarmo, alebo využije Albert portál.

„Albert portál nám v zásade otvoril dvere do predajní Albert. Je to jednoduchý a prehľadný systém, ktorý nám ušetril náklady na zaobstaranie vlastného riešenia na elektronickú výmenu účtovných dokladov. Zatiaľ dodávame do ôsmich predajní na južnej Morave a na Zlínsku, takže v porovnaní s veľkoobchodmi generujeme menej faktúr. Štandardné EDI riešenie by pre nás bolo príliš nákladné. Vnímame to zo strany reťazca ako príjemné rozšírenie dostupných možností,“ hovorí manažér distribúcie Michal Tomek z Czech Craft Beers, ktorý dodáva do reťazca pivá z pivovarov Moravia a Lucky Bastard.

Výhodou EDI je rýchla a automatická komunikácia bez ľudských chýb a podrobný prehľad o všetkých objednávkach, faktúrach a ďalších dokladoch vrátane ich histórie na oboch stranách. Jediným obmedzením Albert portálu je, že cezeň drobní dodávatelia pochopiteľne nemôžu komunikovať s inými odberateľmi – ak chcú dodávať do ďalších reťazcov, musia s nimi výmenu dokladov vyriešiť inak.

„Naše riešenie je šité na mieru naozaj malým dodávateľom, ktorým stačí bezpapierová výmena účtovných dokladov iba s Albertom. Je to jednoduché internetové rozhranie, ktoré by som prirovnal k e-mailu. V internetovom prehliadači si dodávatelia otvoria web Albert portálu, prihlásia sa a fakturujú alebo riešia objednávky. Nič neinštalujú, nepotrebujú žiadny špeciálny softvér ani službu. Zároveň nič neplatia, všetky náklady znáša Albert,“ opisuje fungovanie Albert portálu business development manager GRiTu David Reichel.

V maloobchode s potravinami je EDI štandardne využívané riešenie vo väčšine reťazcov. Ak sa teda drobní dodávatelia rozhodnú prejsť z Albert portálu na platené EDI riešenie, otvorí sa im cesta aj do ďalších reťazcov. Výhody bezpapierovej výmeny účtovných dokladov môžu potom využiť aj s nimi. Vďaka riešeniu s názvom Orion od spoločnosti GRiT môžu EDI integrovať do interného podnikového systému a výmenu dokladov ďalej automatizovať. Pre užívateľov Albert portálu sa takmer nič nezmení. Prechod je jednoduchý, systém je na používanie takmer zhodný a zostanú v ňom všetky doklady, ktoré si dosiaľ s reťazcom vymenili. 

Zdroj: GRiT