Elektronická výmena dokladov pomáha zvládnuť rýchlu expanziu v spoločnosti 1. day

Kľúčovým faktorom pre udržanie rýchleho rastu je pre maloobchodnú spoločnosť 1. day čo možno najširšia automatizácia obchodných, nákupných a logistických procesov. Zavedenie riešenia ORION EDI od CCV Informačné systémy prináša elektronickú výmenu dokladov (EDI), ktorú spoločnosť 1. day spúšťa od januára 2017 pilotnou prevádzkou a následným ostrým zapojením 64 dodávateľov.

EDI komunikácia ako nutná podmienka rozvoja

Inovácia v podobe zavedenia EDI (Electronic Data Interchange) nadväzuje na automatické vystavovanie objednávok na základe skladových zásob či riadenia skladového personálu s využitím čítačiek čiarových kódov. Cieľom je zaistiť, aby prebiehajúca expanzia maloobchodnej siete negenerovala v rovnakej miere nárast, predovšetkým personálnych, nákladov. 

Spoločnosť 1. day má v súčasnosti 60 maloobchodných predajní predovšetkým na východnom Slovensku a v okolí Bratislavy. Len za posledný rok otvorila 6 ďalších malometrážnych „convenience“ predajní a pri plánovanom tempe 10 až 15 nových predajní ročne by rada čoskoro obsadila všetky slovenské okresné mestá. 

Ruku v ruke s touto rýchlou expanziou ide aj geometrickou radou rastúci objem dokladov a s tým súvisiaca náročnosť ich spracovania. Prevádzkovým problémom je manuálne prepisovanie dokladov do informačného systému a s tým spojená chybovosť, ktorú spoločnosť 1. day odhaduje na 10 %.  Porovnávanie faktúr s príjemkou a objednávkou tak, že si ich fakturantka všetky vytlačí a kontroluje riadok po riadku, zaťažuje firemné procesy a kladie čím ďalej väčšie nároky na zamestnancov spoločnosti. 

Management 1. day sa teda rozhodol zapojiť všetkých svojich dodávateľov do elektronickej výmeny dokladov: „ORION EDI je pre nás cestou, ako podchytiť našu expanziu. Ak chceme rozširovať a meniť sortiment a do dvoch troch rokov mať nie 60, ale 100 predajní, potrebujeme tieto obchodné a logistické procesy čo najviac automatizovať. Inak nám s rastom výrazne porastú aj personálne náklady. Už teraz pracujú naši zamestnanci s 2 až 3 tisícmi dokladov mesačne. Jedná sa o faktúry, objednávky, dodacie listy alebo príjemky. So zvyšujúcim sa počtom dodávateľov a predajní sa objem tejto práce a tiež obrovská chybovosť násobí,“ zhŕňa dôvody pre zavedenie štruktúrovanej výmeny elektronických dokladov Martin Polák, riaditeľ spoločnosti 1. day.

Eliminácia chýb ako najväčší očakávaný prínos

Vysoká chybovosť so sebou logicky prináša aj vysoký počet opravných daňových dokladov, dodacích listov a pod., čo stojí zamestnancov veľké množstvo času, ktorý by inak mohli venovať obchodu. Najväčší podiel na chybovosti pritom má len malé percento dodávateľov, ktorí sa síce na celkovom obrate podieľajú len zhruba zo 7 - 8 %, čo však neuberá na ich dôležitosti. Vďaka tzv. webovému EDI je však možné aj tieto spoločnosti veľmi rýchlo do elektronickej výmeny dát zapojiť bez ohľadu na to, aký informačný systém používajú alebo či ho vôbec majú. Stačí bežný internetový prehliadač a pripojenie na internet. Zapojenie všetkých dodávateľov do elektronickej výmeny dokladov umožní spoločnosti 1. day vyhnúť sa obrovským problémom pri mesačných uzávierkach a vyhodnocovaní, ktoré chybovosť spôsobuje.

Samotná automatizácia prenosu informácií z dokladov medzi obchodnými partnermi je veľkým prínosom, dôležitá však je aj jednoduchá možnosť kontroly a spätnej väzby. „Keď je kontrola riešená papierom, tak v menšej firme, keď sú ľudia spoľahliví, se dá celkom zvládnuť. S rastúcou firmou však transakcií aj ľudí pribúda, a že niekto niečo zabudne či urobí chybu, je úplne logické. My s pomocou ORION EDI chceme predísť tomu, aby se takýto problém ukázal napríklad až po pol roku a už bolo ťažké dohľadať, ako vznikol a prečo,“ dodáva Martin Polák, riaditeľ spoločnosti 1. day. 

Ďalšou horúcou témou je optimalizácia logistiky. Ako obchodná spoločnosť sa 1. day taktiež snaží s využitím vysokej obrátkovosti tovaru minimalizovať zásoby a prevádzkový kapitál, ktorý je v nich viazaný. Jednotlivé predajne majú obmedzené sklady a centrálny sklad, z ktorého predajne objednávajú 90 % tovaru (zvyšok zavážajú dodávatelia priamo na predajne), má tiež svoje limity. S tým má pomôcť predovšetkým EDI správa DESADV – avízo o dodaní. Takzvaný elektronický dodací list, ktorý dodávateľ posiela ešte pred fyzickou dodávkou tovaru odberateľovi, umožní pripraviť sa na konkrétny príjem tovaru jednak na centrálnom sklade, jednak na jednotlivých predajniach. Spoločne so SSCC kódmi, ktoré už 1. day využíva, zrýchli predovšetkým príjem tovaru na centrálny sklad o desiatky percent.

Prvé kroky k EDI

Rozhodnutie spustiť EDI komunikáciu so svojimi dodávateľmi urobila spoločnosť 1. day v polovici tohto roka. Vďaka niekoľkoročnej pozitívnej skúsenosti partnerskej spoločnosti Gurlex s ORION EDI vybrala práve toto riešenie od CCV Informačné systémy. Po nutných úpravách skladového systému je pilotné zapojenie prvého dodávateľa naplánované na začiatok roku 2017, kedy budú tiež preškolení všetci zodpovední zamestnanci spoločnosti 1. day. Od začiatku si bude 1. day vymieňať so svojimi obchodnými partnermi elektronickú objednávku (ORDERS), avízo o dodaní (DESADV), príjemku (RECADV), faktúru (INVOIC) a tiež príslušné notifikačné správy. Rozsah týchto správ (často firmy začínajú len s ORDERS a INVOIC) umožní okrem iného aj tzv. automatickú likvidáciu faktúr, pri ktorej ORION EDI strojovo porovnáva objednávku s príjemkou a faktúrou. V prípade, že údaje súhlasia, je faktúra odovzdaná rovno na zaúčtovanie. V opačnom prípade je na rozdiely upozornená obsluha, ktorá sa postará o vyriešenie. 

Podmienkou na okamžité čerpanie prínosov celého projektu EDI komunikácie je rýchle a plynulé zapojenie čo najväčšieho počtu dodávateľov. Spoločnosť CCV Informačné systémy, ktorá riešenie ORION EDI poskytuje ako službu (SaaS), bude tiež projektovo riadiť celý proces zapájania, tzv. roll-out dodávateľov. „Podľa našich skúseností z obdobných projektov predpokladáme zapojenie všetkých 64 dodávateľov v horizonte 6 mesiacov od úspešného ukončenia pilotnej prevádzky,“ odhaduje Ľubomír Miškolci, konateľ CCV Informačné systémy.