Nestlé spracováva PDF objednávky z Kauflandu automatizovane s využitím EDI

Spoločnosť Nestlé využíva so svojimi zákazníkmi elektronickú výmenu dokladov EDI v štruktúrovaných dátach na ich bezpapierové a automatizované spracovanie. EDI komunikáciu však doteraz nevyužívajú všetci zákazníci. S pomocou riešenia ORION EDI od CCV Informačné systémy (rozšírené o službu PDF2EDI) začalo Nestlé ako prvé na českom trhu automaticky spracovávať PDF objednávky od spoločnosti Kaufland, a to bez potreby ručného prepisovania do systému. Došlo tak k podstatnému zjednodušeniu a spresneniu výmeny dát s jedným z najvýznamnejších zákazníkov, reťazcom Kaufland.

Nestlé prostredníctvom EDI komunikácie („Electronic Data Interchange“) denne prijíma a odosiela stovky dokladov, ktoré treba rýchlo a bezchybne spracovať na zaistenie obchodných a logistických procesov s odberateľmi. EDI komunikácia tvorí položkovo viac než polovicu všetkých objednávok a zostáva pre Nestlé preferovanou voľbou u väčšiny odberateľov – od retailových partnerov až po farmaceutické veľkoobchody.

Riešenie ORION EDI od CCV Informačné systémy však Nestlé Česko nevyužíva len na výmenu štruktúrovaných dát z objednávok, faktúr a ďalších dokladov. V roku 2015 sa spoločnosť zamerala na vydané faktúry a vďaka projektu elektronickej fakturácie archivuje teraz 100 % týchto daňových dokladov elektronicky pomocou konsolidačného centra ORION. Všetky podoby vydaných daňových dokladov (faktúra, dobropis, vrubopis, a i.) sú zároveň spracované podľa platnej legislatívy.

Cestou k úsporám sa stala konverzia z PDF do EDI

Ďalšia fáza elektronizácie sa zamerala práve na objednávky významných zákazníkov. Okrem formátu EDI získava Nestlé objednávky v štruktúrovanej podobe aj z vlastného nákupného portálu alebo z mobilnej aplikácie. Celkovo tak už teraz spracováva elektronicky 78 % objednávok. Zostávajúca pätina však stále ponúka významný priestor na zlepšenie.

„Cieľom projektu bola automatizácia spracovania objednávok od zákazníka Kaufland s vysokou spoľahlivosťou. Tento cieľ bol jednoznačne dosiahnutý. Po implementácii služby PDF2EDI sa vyťaženie obsluhy znížilo o dve tretiny a vidíme v nej potenciál aj na zapojenie ďalších zákazníkov,“ hovorí Pavel Golasík, EDI and Customer Service Support v spoločnosti Nestlé Česko.

Pre danú potrebu EDI poskytovateľ navrhol funkčné riešenie PDF2EDI na konverziu dát z PDF objednávky do EDI správy ORDERS. Tú je informačný systém SAP schopný načítať s minimálnymi nutnými úpravami, čo bola tiež jedna z podmienok projektu.

CCV Informačné systémy je na tuzemskom trhu jediným EDI poskytovateľom, ktorý dodáva konverziu (vyťažovanie) informácií z e-mailových PDF objednávok do štruktúrovaných dát (EDI správ ORDERS). Využitie služby PDF2EDI je nezávislé na odberateľovi alebo na používanom podnikovom systéme.

„Dodávateľom to prináša možnosť priameho načítania dokladov do svojho podnikového systému bez manuálneho prepisovania dát a s tým spojených chýb, a to za využitia už existujúceho dátového EDI rozhrania. Jednoducho a bez ďalších viacnákladov,“ hovorí David Reichel, riaditeľ divízie CCV eBusiness.

Samotná spolupráca medzi Nestlé a CCV Informačné systémy prebiehala hladko, osvetľuje Pavel Golasík: „Rovnako ako pri ostatných projektoch realizovaných spoločne s CCV je vysoko hodnotená spoľahlivosť, flexibilita, náhľad na požadované riešenie a konštruktívne pripomienky v priebehu projektu. Dôležitým faktorom boli samozrejme aj prijateľné náklady a včasnosť dodania riešenia, “ dodáva Golasík za Nestlé Česko.

Ako konverzia PDF objednávok funguje?

Princíp je pritom jednoduchý. V e-mailovej schránke, kam zákazník dodávateľovi svoje PDF objednávky posiela, je nastavené pravidlo, ktoré tieto správy automaticky prepošle do systému ORION. Ten dokument spracuje a na základe získaných dát vytvorí EDI správu ORDERS, ktorú odošle do informačného systému dodávateľa ako akúkoľvek inú EDI objednávku. Služba ORION dokonca rozpozná, či ide o štandardnú objednávku alebo o tzv. zmenovú objednávku, ktorú procesne spracuje inak.

Zmeny v objednávkach zatiaľ vyťažované nie sú, v prípade záujmu môže byť však zaistená ich transformácia do EDI správ ORDCHG. Tá zatiaľ nie je na trhu rozšírená, preto sú aktuálne zmeny k objednávkam v pôvodnej podobe zasielané obsluhe na ďalšie spracovanie.

Celý systém má poistku. Ak by sa dáta z PDF súboru nepodarilo previesť, je upozornená obsluha, ktorá má možnosť objednávku v aplikácii ORION ručne upraviť. Od začiatku spustenia projektu (január 2017) však v Nestlé k takejto situácii nedošlo, spoľahlivosť služby je teda 100%.

Úspešný projekt aktuálne spúšťa aj Nestlé Slovensko a zároveň prebieha analýza návratnosti, ktorá bude podkladom pre rozšírenie služby na ďalších zákazníkov.

Ako funguje vyťažovanie PDF objednávok od spoločnosti Kaufland? Pozrite si video.

Zdroj: Tlačová správa - Nestlé dokáže automatizovane spracovať PDF objednávky s pomocou služby PDF2EDI