Predajcovia stavebnín spustili veľké zapájanie svojich dodávateľov do EDI

Veľkí predajcovia stavebnín ako IZOMAT stavebniny, PRO-DOMA alebo Stavebniny DEK chcú od roku 2024 urobiť z EDI hlavný kanál na výmenu dokladov s dodávateľmi. Motivuje ich urýchlenie odberateľsko-dodávateľských procesov aj zníženie nákladov. V začiatkoch tohto roka preto spustili veľké kampane na zapojenie svojich dodávateľov do EDI. 

.

Reťazce chcú využiť potenciál EDI na maximum

Predajcovia stavebnín každý deň spracovávajú stovky dokladov od svojich dodávateľov. Preto veľkí českí hráči v predchádzajúcich rokoch podľa vzoru e-shopov a rýchloobrátkových reťazcov prešli na EDI komunikáciu, ktorá ich odberateľsko-dodávateľské procesy automatizuje. Zrýchľuje nákup, príjem tovaru aj vybavovanie faktúr.

Aby využili potenciál EDI komunikácie naplno, rozhodli sa do nej zapojiť čo najviac svojich dodávateľov. Kampane na zapojenie spustili v prvých mesiacoch roku 2024 a naďalej v nich pokračujú. Svojich dodávateľov postupne oslovujú s informáciami o prínose EDI a spôsoboch, ako ho zaviesť. Niektorí dokonca premýšľajú, že EDI zavedú ako podmienku spolupráce.

„Plánujeme osloviť všetkých dodávateľov, ktorí nám zasielajú iba PDF. Najviac sa zameriame na tých, ktorí pre nás predstavujú najväčší objem obchodov, a tiež na tých, u ktorých vidíme najväčší potenciál na zefektívnenie procesov pomocou EDI," uvádza Kateřina Janoušová, špecialista digitalizácie v spoločnosti DEK a. s.

EDI má prínos aj pre dodávateľa

Veľké reťazce motivujú svojich dodávateľov k zavedeniu EDI tým, že vysvetľujú jeho výhody. Aj keď má EDI najväčší prínos pre odberateľov, dodávateľom tiež zjednoduší a sprehľadní niektoré dôležité procesy.

Medzi výhody EDI pre dodávateľov patrí najmä:

• vyššia dostupnosť finančných prostriedkov vďaka rýchlemu odbaveniu faktúr,
• úspora práce zamestnancov a zníženie chybovosti,
• menej opravných daňových dokladov,
• okamžitý prehľad o stave jednotlivých dokladov.

„Hlavné výhody EDI, ktoré dodávateľom predstavujeme, zahŕňajú zefektívnenie procesov a úsporu času a nákladov. Ďalšie výhody, ktoré sú v dnešnej dobe dôležité, zahŕňajú zabezpečený prenos dát a archiváciu informácií. Zdôrazňujeme tiež význam zjednotenia dát naprieč našimi systémami, ktoré vedie k presnej identifikácii tovaru," hovorí Václav Šebek, riaditeľ informačných technológií vo firme IZOMAT stavebniny s. r. o.

Ďalšie výhody EDI pre dodávateľov opisujeme v článku Prečo používať EDI.

Čo čaká dodávateľov, ak na EDI komunikáciu pristúpia

IZOMAT stavebniny, PRO-DOMA a Stavebniny DEK využívajú EDI od poskytovateľa GRiT. Ak dodávatelia týchto reťazcov EDI doteraz nevyužívali, môžu tiež implementovať riešenie od GRiTu, alebo si nájsť iného dodávateľa. Ak už dodávateľa majú, stačí keď s ním overia, že sa s riešením GRiTu zvládne prepojiť.

Menší dodávatelia, ktorí si s odberateľmi vymieňajú iba jednotky dokladov mesačne, môžu využiť lacný a jednoduchý variant webEDI. Ten je na rozdiel od klasického EDI dostupný z internetového prehliadača, umožňuje rýchlu implementáciu a nie je nutné ho integrovať do ERP systému.

Plná integrácia EDI dáva zmysel pri výmene vyšších desiatok a stoviek dokladov, prípadne ak už má dodávateľ ERP systém, ktorý je pripravený na zavedenie EDI komunikácie.

S výberom vhodného variantu EDI poradí poskytovateľ. Rozdiely medzi oboma riešeniami opisujeme podrobne v článku Aké riešenie zvoliť na elektronickú výmenu dát.

Reťazce budú vyžadovať minimálne 3 typy EDI správ

Odberatelia od dodávateľov väčšinou vyžadujú výmenu troch typov správ:

• objednávky (ORDERS),
• dodacie listy (DESADV),
• faktúry a opravné daňové doklady (INVOIC).

Jednotliví odberatelia môžu teraz či do budúcna žiadať aj niektoré ďalšie správy podľa svojich potrieb, napríklad:

• odpovede na objednávky (ORDRSP)
• alebo EDI správy potvrdzujúce stav, prijatie alebo spracovanie správy na strane príjemcu (AUTACK, APERAK, COMDIS).

„Od dodávateľov vyžadujeme základný balíček správ ORDERS, DESADV a INVOIC, ktorý pokryje bežné obchodné procesy, teda príjem objednávok a zasielanie elektronických dodacích listov s faktúrami. V rámci spresnenia procesov by sme boli radi, keby dodávateľ využíval aj správu ORDRSP, ktorá nás informuje o prijatí objednávky a vykrytí objednaného tovaru," vysvetľuje Pavel Kostrhoun, finančný riaditeľ firmy PRO-DOMA, SE.

Reťazce dodávateľom poskytnú tiež formálne požiadavky na správy. EDI poskytovateľ potom v priebehu implementácie zariadi, aby nastavenie správ týmto požiadavkám zodpovedalo.

Stovky dodávateľov začnú zvažovať EDI

Kampane na zapojenie v stavebninách sa dotknú až 2000 firiem z radov dodávateľov. Väčšinu z nich tak čaká rozhodovanie, či EDI zaviesť, alebo odmietnuť, ale ohroziť tak dobré vzťahy s odberateľom.

„Ak sa dodávateľ dostane do situácie, keď ho odberateľ požiada o zavedenie EDI, najlepšou možnosťou je kontaktovať skúseného a dôveryhodného EDI providera. Ten situáciu zhodnotí a poradí dodávateľovi, či sa mu EDI oplatí, prípadne ktoré riešenie je preňho najvýhodnejšie z hľadiska prínosu a nákladov," hovorí Lubomír Veselý, CEO zo spoločnosti GRiT.