Každý podnikateľský subjekt si kladie otázky, akým spôsobom ďalej zefektívniť vnútropodnikové procesy a dosiahnuť maximálne úspory nákladov. Znovu sa otvárajú a preverujú aj tie firemné procesy, ktoré zdanlivo dobre fungujú, a to vrátane spôsobu výmeny obchodných dokladov s partnermi. Tie sa v mnohých spoločnostiach, najmä tých menších, zasielajú doteraz klasickou papierovou formou, čo môže predstavovať zaujímavú príležitosť na zlepšen
Bežný „papierový“ fakturačný proces na strane vystavovateľa faktúry spočíva zhruba v piatich úkonoch, ktoré môžeme nazvať vytvorenie faktúry, tlač faktúry, obálkovanie, odoslanie poštou a archivácia. Tento mechanizmus na prvý pohľad relatívne dobre funguje, ale ak si rozoberieme jednotlivé kroky, zistíme, že sa tu skrýva množstvo kritických miest. Tým prvým a zrejme najdôležitejším je cena. Pri zasielaní faktúry doporučene predstavujú priemerné náklady na papier, obálku, tlač, čas pracovníka a poštovné, čiastku v rozmedzí okolo 1 eura. To môže pri vyššom množstve vystavovaných faktúr znamenať značnú sumu. Ďalšie úskalie môže predstavovať čas potrebný na doručenie a čakanie na platbu, čo zase negatívne ovplyvňuje cash-flow. Nasledujú problémy spojené s chybovosťou pri vystavení, odosielaním a samozrejme aj so stratou dokladu. Tu trpia vzťahy medzi partnermi. Samostatnou kapitolou sú ťažkosti spojené s bezpečnou archiváciou, či už technické alebo metodické, teda možné neplnenie legislatívnych požiadaviek.
Oproti tomu elektronický fakturačný proces je v dnešnej dobe schopný všetkých päť zmieňovaných krokov zjednodušiť do jedného jediného. A tým je samotné vystavenie faktúry systémom. Všetko ostatné prebieha úplne automaticky a bezchybne bez toho, aby sa o to musel vystavovateľ faktúry starať a to vrátane zabezpečenej dôveryhodnej archivácie. V tom najjednoduchšom prípade získava odberateľ faktúru vo forme PDF e-mailom, ale tu nehovoríme o elektronickej faktúre. Bežne však dáta mieria rovno do jeho podnikového či účtovného systému, kde sú opäť strojovo spracovávané so všetkými spätými výhodami.
Starosti spojené s tlačou, odosielaním, chybovosťou či časom zamestnanca tak úplne odpadajú. Navyše je možné získať ďalšie výhody, ako napríklad zabezpečené vystavenie faktúr na webe a ďalšie. Avšak tým najzaujímavejším je cena za transakciu, teda operácia, pri ktorej dôjde k odobraniu dát z vášho systému a ich garantované doručenie do systému protistrany, ktorá sa bežne pohybuje v rádoch centov a to vrátane dôveryhodného uloženia u poskytovateľa. Keďže takáto archivácia zodpovedá platnej legislatíve, nepotrebujete faktúry uchovávať v ich fyzickej, papierovej forme. Hľadanie dokladov tým dostáva úplne iný rozmer. Listovanie zakladačmi zostane len ako nepríjemná spomienka. Výhody sú teda úplne zrejmé.
Odporúčame:
Potrebujete poradiť s riešením pre vašu firmu?
