Aké riešenie pre elektronickú výmenu dát zvoliť?

EDI dnes už nie je zložité ani prevádzkovo nákladné. Stále sú síce na trhu nákladnejšie serverové riešenia, keď je nutné investovať do EDI konvertoru (vykonáva prevod formátov správ), plateného prepojenia do dátovej siete alebo k VAN operátorovi a do komunikačných programov, ale väčšina zákazníkov už využíva dostupný outsourcing.

Moderné EDI riešenie je dnes založené na internetových technológiách. Tieto systémy v optimálnom variante plne nahrádzajú tradičné EDI, pretože podporujú jednak tradičné EDI (EDIFACT a pod.), jednak moderné internetové technológie, vďaka ktorým sú dostupné každému.

Zložitosť a prevádzková náročnosť nie sú všeobecnými atribútmi EDI riešenia. Zvyčajne to platí pre EDI konvertory, ktoré má spoločnosť vo svojej správe a réžii. Je tu vyhradený pracovník, ktorý ich konfiguruje, spravuje a dohliada na ich správny chod. V prípade požiadaviek na akúkoľvek zmenu sa potom kupujú šablóny, robia upgrady, aktualizácie a pod., čím sa prevádzka predražuje.

"Klasické" EDI riešenie

Pre tradičné EDI riešenie sú typické tieto charakteristiky:

EDI konvertor je priamo vo vašej spoločnosti (softvér i hardvér)
Využitie poskytovateľa (VAN operátora) len na komunikáciu – v niektorých prípadoch je aj komunikácia realizovaná vlastnými silami prostredníctvom komunikačného softvéru na pripojenie do dátovej siete, ako je napr. štandardná sieť x.400
Vyššie zriaďovacie náklady, automatická prevádzka
Nutnosť správy, údržby, dohľadu, upgradov atď.
Vhodné skôr pre veľké firmy so silným IT zázemím

EDI ako služba

Pre riešenie poskytované formou služby (SaaS – software as a service, ASP – application service provider) je typické:

Celé riešenie je u poskytovateľa
Všetko spracovanie a dohľad rieši poskytovateľ
Minimálne zriaďovacie náklady
Jednoduchá kustomizácia riešenia
Automatická prevádzka

WebEDI – EDI bez integrácie do podnikového informačného systému

Najrýchlejšou a najlacnejšou cestou, ako spustiť EDI komunikáciu je tzv. webEDI, ktoré niektorí EDI provideri ponúkajú ako jednu zo služieb. Spoločnosť v takomto prípade neintegruje EDI do svojho podnikového informačného systému, ale využíva na tvorbu a správu dokladov internetovú aplikáciu. Tým je splnená požiadavka protistrany, avšak takéto riešenie stráca najväčšiu výhodu EDI, tzn. automatické strojové spracovanie dokladov. Doklady teda stále treba prepisovať z/do informačného systému ručne.

Toto riešenie je vhodné pre spoločnosti, ktoré si so svojimi partnermi vymieňajú jednotky dokladov mesačne a automatizácia teda neprináša úspory dostatočné na ospravedlnenie nákladov na plnohodnotné integrované EDI riešenie.

Vhodne zvolené EDI riešenie musí prinášať výhody

Niekedy sa stretávame s chybnou implementáciou EDI, kvôli ktorej sa EDI nestáva pomocníkom, ale príťažou, ktorá komplikuje prácu a navyše stojí peniaze.

Spoločnosť si napr. pod tlakom obchodného reťazca zakúpi nákladný EDI systém, ale neprebehne integrácia, zladenie procesov a výsledkom môže byť absurdná situácia, kedy obsluha objednávky tlačí z EDI systému a prepisuje do podnikového informačného systému.

Dôvody môžu byť rôzne:

chýbajúca podpora zo strany implementátora či producenta podnikového systému, EDI poskytovateľa či predajcu EDI
neochota spoločnosti zmeniť vnútorné procesy
obavy z rozsahu a dôsledkov zmien
iné, špecifické dôvody

V podobných prípadoch odporúčame urobiť dôkladnú rozvahu a zvážiť ďalšie kroky. EDI riešenie naozaj dokáže prinášať úspory, šetriť prácu a zefektívňovať obchodné procesy. Čím skôr urobíte potrebné zmeny, tým viac ušetríte a tým skôr vám EDI začne prinášať niečo navyše.

Pozor na "skryté" náklady

Pri rozhodovaní o zavedení EDI riešenia sa zákazníci často zaujímajú len o cenu za prenesenú správu, prípadne za prenesený objem dokumentov. Často sa zabudnú informovať o jednotlivých typoch poplatkov, ktoré sú s niektorými riešeniami spojené, nemusia byť na prvý pohľad zrejmé a prejavia sa až pri samotnej komunikácii alebo pri zámere komunikáciu rozšíriť či upraviť. Nezabudnite sa u poskytovateľa informovať:

Aké sú náklady na rozšírenie EDI s ďalšou protistranou?
Aké sú náklady na sprevádzkovanie nového typu EDI správy?
Platí sa aj za systémové EDI správy, t.j. kontrolné, potvrdzovacie či notifikačné správy (napr. CONTROL, COMDIS, AUTACK alebo APERAK)? Ako často sú tieto správy zasielané?
Ako je to s využívaním nových formátov správ? Typicky sa to stáva pri prechode obchodného reťazca na nové formáty EANCOM 2002, zmene alebo úprave podnikového systému.
Ktoré doplnkové služby sú zdarma a ktoré sú platené? Upozornenia, avíza, archivácia a pod.