Čo je EDI?

Snáď vo všetkých príručkách a materiáloch o EDI nájdete nasledujúcu definíciu (ak nechcete začínať definíciou, prečítajte si úvodný článok o EDI):

EDI – teda elektronická výmena dát (z anglického Electronic Data Interchange) – je moderný spôsob komunikácie medzi dvoma nezávislými subjektmi, pri ktorej dochádza k výmene štandardných štruktúrovaných obchodných a iných dokumentov elektronickou formou.

Túto strohú formuláciu si môžeme priblížiť jednoduchým príkladom:

Objednávka vytvorená v informačnom systéme odberateľa sa automaticky prenesie až do informačného systému dodávateľa.

Príklad s objednávkou presne vystihuje hlavnú myšlienku EDI. Objednávateľ vo svojom informačnom systéme vytvoril objednávku. Doklad existuje v elektronickej podobe. Prečo neumožniť dodávateľovi prácu priamo s týmto elektronickým dokladom?

Ak objednávku zo svojho systému vytlačíte, odošlete v obálke, odfaxujete alebo v čitateľnej podobe pošlete e-mailom, nemá druhá strana inú možnosť, než ju do svojho systému opäť ručne prepísať. V prípade odovzdania elektronického dokladu je však možné príjem objednávky automatizovať.

Aké doklady je možné posielať cez EDI?

Typicky ide o akékoľvek doklady, ktoré si medzi sebou (väčšinou pravidelne) vymieňajú obchodní partneri. Najbežnejšími EDI dokladmi sú objednávky, avíza dodania (elektronický dodací list) či faktúry. Je ich ale oveľa viac, pretože EDI dokáže pokryť prakticky všetky obchodné a logistické procesy. Bežne si teda spoločnosti medzi sebou posielajú napr. údaje o zalistovaní tovaru, vratky, potvrdenia platby, a pod.

Prehľad najčastejšie používaných správ na Slovensku nájdete tu.

Ako EDI funguje?

Proces začína vytvorením dokladu v informačnom systéme. Doklady zvyčajne obsahujú podobné údaje (napr. fakturačná adresa, počet kusov, atď.), to však neznamená, že tieto údaje poskladajú odlišné informačné systémy do elektronického súboru (napr. pdf, XML) rovnako. Väčšinou je to práve naopak. Kvôli tomu si medzi sebou tieto systémy nerozumejú.

EDI je štandardizovaný formát, do ktorého dokážu špecializované softvéry tieto "cudzojazyčné" súbory jednotlivých informačných systémov preložiť. Ich kľúčovou funkciou je správne "namapovať" zodpovedajúce údaje medzi súborom informačného systému a EDI štandardom. Viac o spoločnej reči EDI tu.

EDI teda funguje ako univerzálny jazyk. Ak sa informačný systém spoločnosti naučí "čítať a písať" s pomocou EDI, nemusí sa už zaujímať o to, v akom systéme spracovávajú svoje doklady ich obchodní partneri. Nemusí teda programovať (mapovať) doklady každého nového zákazníka či dodávateľa vo svojom systéme. Pre väčšinu firiem je nákladné EDI softvér udržovať, využívajú preto služby EDI providerov. Kedy je efektívnejšie využiť EDI providera sa dozviete tu.

Keď je doklad vytvorený a preložený do EDI štandardu, treba ho ešte bezpečne dostať k svojmu obchodnému partnerovi.

Na to slúži niekoľko možných ciest:

pripojenie napriamo s využitím AS2 alebo iného zabezpečeného internetového protokolu (zabezpečené internetové cesty využívajúce digitálne certifikáty a šifrovanie)
pripojenie pomocou EDI providera s využitím zabezpečených VAN sietí
kombinácia oboch

Cieľ EDI

Postupne nahradiť papierové dokumenty elektronickými, znížiť tak náklady spojené s ich výmenou a súčasne zvýšiť efektivitu a kvalitu vykonávaných procesov. EDI doklady majú rovnakú právnu váhu ako dokumenty „papierové“. Pomocou EDI môžu byť prepojené rôzne informačné systémy mimo aj vnútri spoločnosti.