V anketě Účetní roku 2019, které odbornou záštitu poskytuje Komora certifikovaných účetních a Svaz [...]
Kmeňové dáta (v angličtine označované ako master data, prípadne reference data) predstavujú kľúčové obchodné informácie, ktoré zahŕňajú dáta o zákazníkoch, produktoch, materiáloch, dodávateľoch, prípadne ďalších obchodných entitách a definujú ich vlastnosti a parametre.
Na rozdiel od transakčných dát, ktoré sa kontinuálne menia, kmeňové dáta predstavujú statický popis obchodnej entity. Výmena kmeňových dát medzi partnermi je základným predpokladom na realizáciu obchodného styku a je nutná na zaistenie hladkého priebehu obchodných transakcií.
Aby sme mohli predávať tovar prostredníctvom obchodných reťazcov, je nutné urobiť zalistovanie produktov, tzn. poskytnúť reťazcu kmeňové dáta. Po tom, ako obchodné reťazce dosiahli určitú úroveň efektivity v oblasti výmeny transakčných dát elektronickou cestou, spravidla sa zamerajú na ďalšie zníženie nákladov pomocou elektronickej výmeny kmeňových dát.
V prípade produktových kmeňových dát sa jedná spravidla o identifikačné číslo EAN (tzv. GTIN, Global Trade Item Number), názov výrobku, rozmery, spôsoby balenia, počet kusov v balení, požadované parametre skladovania a pod. V niektorých prípadoch je definovaných aj viac než 100 parametrov, ktoré slúžia na popis produktu.
Produktový katalóg predstavuje úložisko kmeňových dát jednotlivých produktov v štruktúrovanej a konzistentnej forme, ktoré sa ďalej využívajú na elektronickú komunikáciu medzi obchodnými partnermi.
S pomocou produktového katalógu je realizovaná rýchla a efektívna výmena kvalitných kmeňových dát medzi dodávateľom a odberateľom, ktorý následne umožňuje bezchybne vykonávať logistiku spojenú s obchodným procesom a vďaka správnym kmeňovým dátam obmedziť chyby v obchodných transakciách (napr. spojené s nesprávnym párovaním dokladov a pod.).
V oblasti retailu slúži na výmenu produktových kmeňových dát EDI správa PRICAT (Price/Sales Catalog – Katalóg tovaru a cien), ktorá obsahuje aktuálny katalóg či zoznam všetkého tovaru ponúkaného dodávateľom, prípadne oznámenie o zmenách v ponúkanom sortimente tovaru. Katalóg môže obsahovať aj množstvo ďalších logistických, obchodných a tiež cenových informácií k jednotlivým položkám. Ako pri všetkých EDI správach, aj tu je výhodou plná automatizácia, kedy sú dáta exportované priamo z podnikového systému (ERP).
Na elektronickú výmenu kmeňových dát sú v EDI komunikácii k dispozícii tiež správy PARTIN (party information) a PRODAT (product catalogue). V Českej republike prevažuje trend využívať najmä správu PRICAT hlavne preto, že umožňuje informovať aj o cenách tovaru.
Ďalšia možnosť, ako si môžu partneri elektronicky vymieňať kmeňové dáta, je prostredníctvom internetových B2B portálov, ktoré v sebe obsahujú produktové katalógy. Dodávateľ vyplní informácie o produktoch vo formulári na portáli, kde sú údaje následne schvaľované nákupcami obchodného partnera a uvedené do platnosti.
Výhodou je, keď portál umožňuje nahrať dáta hromadne napr. z XLS, CSV alebo XML súboru, čím odpadá prácne prepisovanie zvyčajne veľkého množstva údajov.
Tretím spôsobom výmeny kmeňových dát je využitie siete GDSN – globálnej dátovej synchronizácie, ktorá je spravovaná globálnou organizáciou GS1 a využíva štandardným spôsobom definované elektronické katalógy na správu a ukladanie kmeňových dát. Často zmieňovanou nevýhodou tohto variantu je uzavretosť celého systému a tým pádom aj vysoká finančná náročnosť, kedy okrem vysokého vstupného poplatku za systém, spoločnosť platí aj za každú zmenu v kmeňových dátach.
Potrebujete poradiť s riešením pre vašu firmu?