Ako na elektronickú fakturáciu, keď expandujete do nemecky hovoriacich krajín

XRechnung, ZUGFeRD alebo ebInterface. To sú XML štandardy, ktoré Nemecko a Rakúsko vyžaduje na elektronickú fakturáciu pri obchodovaní s verejným sektorom (B2G). Pre B2B obchod ich zatiaľ štáty len odporúčajú. Ak plánujete expanziu na tieto trhy, je možné, že vaši partneri budú faktúry v týchto štandardoch vyžadovať. V článku zistíte, ako sa na to pripraviť.

Štandardy elektronických faktúr v DACH

Štandardy slúžia na to, aby softvér protistrany (v tomto prípade štátnych inštitúcií) dáta z dokladov automaticky vyčítal a spracoval. 

Jednotlivé krajiny využívajú odlišné štandardy, ale všetky vychádzajú z európskej legislatívy (najmä smernice 2014/55/EU). Jej cieľom je podpora obchodu medzi štátmi, vyššia transparentnosť obchodných transakcií, rýchlejšia administratíva a nižšia ekologická stopa.

Keď obchodujete s verejným sektorom v DACH regióne, alebo od vás spomínané štandardy vyžadujú súkromní obchodní partneri, máte tri možnosti

• faktúry vytvoríte ručne pomocou on-line formulárov jednotlivých krajín,
• faktúry vytvoríte v ERP systéme, ktorý je napojený na sieť Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine),
• alebo využijete riešenie na EDI komunikáciu, ktoré je napojené na sieť Peppol.

Ak plánujete s verejným sektorom obchodovať pravidelne, oplatí sa využiť ERP alebo EDI riešenie, ktoré proces automatizuje a je časovo úspornejšie než manuálna tvorba faktúr v on-line formulároch. Len sa vopred opýtajte svojho dodávateľa, či štandardy jednotlivých krajín podporuje a má riešenie napojené na sieť Peppol.

Ak áno, fakturácia prostredníctvom EDI prebieha nasledovne: Keď chce český dodávateľ vystaviť faktúru napríklad nemeckému vládnemu úradu, vystaví ju cez svoje EDI, ako bol doteraz zvyknutý. Jeho EDI poskytovateľ správu odovzdá na Peppol a ten ju doručí úradu. 

Každý štát v DACH má na výmenu dokladov so štátnymi orgánmi svoj vlastný štandard, ktorý upravil podľa svojej legislatívy. V zvyšku článku ich preberieme podrobnejšie.

Rakúsko – ebInterface

V Rakúsku majú verejné inštitúcie od roku 2020 povinnosť prijímať elektronické faktúry vo formáte ebInterface. Tento štandard vytvorila Obchodná komora Rakúska (WKO), ktorá priebežne vydáva nové verzie (v dobe publikácie článku je najnovšia verzia 6.1). Komora odporúča využívať vždy najnovšiu verziu.

Firmy musia v štandarde ebInterface tvoriť všetky faktúry pre verejné inštitúcie bez ohľadu na výšku sumy. Ide tak o prísnejšie nastavenie než v Nemecku alebo Švajčiarsku.

V prípade, že nemáte vlastné riešenie na generovanie faktúr v tomto štandarde (napr. ERP alebo EDI riešenie), môžete využiť on-line formulár na webe WKO. V ňom faktúru vytvoríte, skontrolujete a zobrazíte v čitateľnom PDF formáte. Potom si faktúru stiahnete v XML a odošlete klientovi.

Elektronické faktúry zaslané rakúskym inštitúciám musíte archivovať 7 rokov (alebo 8 v prípade dodatočného daňového priznania). Faktúry nemusia byť podpísané elektronickým podpisom.

Nemecko – XRechnung a ZUGFeRD

Nemecké inštitúcie od roku 2020 povinne prijímajú faktúry elektronicky. Využívajú na to dva štandardy

• ZUGFeRD je tzv. hybridný formát obsahujúci XML dáta na strojové čítanie údajov aj ľudským okom čitateľnú PDF formu
• a XRechnung je čisto XML formát.

Povinnosť odosielať faktúry v jednom z týchto štandardov vám vzniká, ak hodnota vystavenej faktúry presahuje 1 000 EUR. Je na vás, či využijete ZUGFeRD, alebo XRechnung.

Rovnako ako v prípade Rakúska môžete na vygenerovanie faktúr v týchto formátoch využiť vlastné riešenie. Ak ho nemáte, faktúru vytvoríte a odošlete prostredníctvom vládneho portálu. 

Elektronické faktúry pre nemecké inštitúcie musíte archivovať 10 rokov (alebo 11 v prípade dodatočného daňového priznania). Faktúry nemusia byť podpísané elektronickým podpisom.

Švajčiarsko – ZUGFeRD

Švajčiarskym inštitúciám posielajú firmy povinne elektronické faktúry od roku 2016 – týka sa to všetkých faktúr nad 5 000 CHF (zhruba 5 200 EUR). Oproti predchádzajúcim dvom krajinám Švajčiarsko nenariaďuje povinný štandard pre elektronickú fakturáciu, ale odporúča ZUGFeRD.

Fakturácia v štandarde ZUGFeRD funguje vo Švajčiarsku rovnako ako v Nemecku. Ide o hybridný formát obsahujúci XML dáta pre strojové čítanie údajov aj ľudským okom čitateľnú PDF formu. Faktúru odošlete v .pdf a .xml sa k nemu automaticky pripojí.

Všeobecne však majú firmy obchodujúce so švajčiarskymi inštitúciami voľnejšie ruky. Môžete im odoslať klasickú faktúru v PDF e-mailom, ale ak využijete ZUGFeRD formát, úradníci ju spracujú rýchlejšie.

Rovnako ako v Nemecku musia firmy faktúry archivovať 10 rokov (alebo 11 v prípade dodatočného daňového priznania) a nemusia ich podpisovať elektronickým podpisom.