Varovné signály ukazujú na chybovosť vo firemných procesoch

Asi každá spoločnosť rieši nejakú mieru neefektívnosti v rôznych oblastiach prevádzky a s tým aj spojené procesné chyby. Tie pridávajú zamestnancom dodatočnú prácu, zdvojujú činnosti a spôsobujú chybovosť. Niektoré firmy takúto neefektívnosť ani nevnímajú. Pritom zle nastavené firemné procesy ovplyvňujú negatívne rozpočet spoločnosti, stoja firmy až desaťtisíce mesačne. Zavedenie EDI či iných on-line nástrojov dokáže chyby relatívne ľahko odstrániť. Cítite varovné signály aj vo vašej firme? 

Vysoký počet dobropisov

Odberateľ vytvorí objednávku, dodávateľ pripraví tovar a pošle ho spoločne s dodacím listom a faktúrou. Typický objednávkový proces, ktorý sa denne opakuje v tisícovkách firiem. A denne sa opakuje aj chybné objednanie, strata alebo poškodenie tovaru pri preprave a ďalšie objektívne okolnosti, ktoré v dôsledku vedú často až k dobropisovaniu tovaru, ktoré žiadna učtáreň rozhodne v láske nemá.

Zavedenie EDI (elektronickej výmeny dát) celý proces zrýchli a sprehľadní. Odberateľ vytvorí objednávku, dodávateľ ju prijme a obratom zasiela avízo o dodaní. Odberateľ po prijatí tovaru posiela príjemku a dodávateľ až potom vystavuje faktúru, ktorú si ešte pred zaúčtovaním nechá schváliť. Všetka komunikácia prebieha elektronicky, pomocou štruktúrovaných EDI správ, a môžete ju z veľkej časti automatizovať. Obe strany majú celý proces pod kontrolou a vždy, keď hrozí chyba, včas ju odhalíte a vyriešite.

Prestoje pri naskladňovaní tovaru

Odberateľovi prídu kamióny s tovarom, ale pretože nie je na príjem pripravený, naskladnenie tovaru trvá neúmerne dlho. Autá stoja, vodiči čakajú, skladníci nestíhajú. Ak s dodávateľom komunikujete pomocou EDI, pošle vám ešte pred fyzickým dodaním tovaru avízo. Vopred tak viete, kedy vám čo príde, a na príjem sa pripravíte. Ak v sklade používate čítačky čiarových kódov, tovar po príjazde len načítate a ihneď sa vám prepíše do systému. Naskladnenie ešte urýchlite, ak použijete SSCC kódy, pretože potom nenačítavate jednotlivé škatule, ale rovno celé palety.

Vysoké náklady na tlač

Firmy, ktoré každý účtovný doklad tlačia a následne archivujú v šanónoch, platia peniaze za papier, tlač a prenájom skladu na archiváciu. Vždy, keď potom fakturantka alebo účtovníčka spätne dohľadáva niektorý doklad, trvá jej to dlho. Doklady si dnes môžete vymieňať čisto elektronicky, napríklad e-mailom alebo ešte lepšie pomocou EDI. A na archiváciu už stačí len dôveryhodný elektronický archív.

Riešenie neoprávnených alebo podvodných faktúr

Faktúry posielané poštou alebo e-mailom je možné sfalšovať, prípadne vám ktokoľvek pošle neoprávnenú či vymyslenú faktúru...

Celý článok si môžete prečítať na stránkach grit.sk - Chyby vo firemných procesoch? Sledujte varovné signály