Nemecké úrady povedali nie papieru: zaviedli povinnú elektronickú fakturáciu

Od 27. novembra 2020 zmizli papierové faktúry z nemeckého sektoru B2G (obchodník → štátna správa). Firmy, ktoré s nemeckými štátnymi orgánmi obchodujú, teraz musia posielať faktúry v štandardizovanej elektronickej podobe XRechnung. Využiť môžu on-line portály, ktoré zriadila nemecká štátna správa, prípadne prejdú na EDI a napoja ho na sieť Peppol. Čítajte viac o tom, ako nariadenie funguje, čo k nemu viedlo a ako je to s elektronickými faktúrami pre úrady v Česku.

Smernice pre elektronickú komunikáciu

V roku 2014 prijal Európsky parlament smernicu 2014/55/EU, ktorá usiluje o to, aby štátne orgány v členských krajinách EU umožnili prijímanie faktúr a ďalších obchodných dokladov v štandardizovanom elektronickom formáte. Európska únia tak chce podporiť obchod medzi štátmi, zvýšiť transparentnosť obchodných transakcií, zrýchliť administratívu a znížiť ekologickú stopu.

Nemecko rozdelilo svoj prechod na kompletne elektronickú B2G komunikáciu do troch fáz:

• od 18. 4. 2019 zaviedlo možnosť prijímať elektronické doklady vo všetkých celoštátnych inštitúciách,
• od 18. 5. 2020 prijímajú elektronické doklady aj krajské a komunálne orgány
• a od 27. 11. 2020 je elektronická výmena dokladov so štátnymi orgánmi povinná pre všetky firmy. 

Výmena dokladov s nemeckými štátnymi orgánmi je tak kompletne bez papierov. Na tieto účely spustili Nemci na štátnej aj regionálnej úrovni elektronické portály, cez ktoré môžu firmy faktúry pre štátne orgány vyplniť a odoslať.

Elektronický portál najskôr využijú podnikatelia, ktorí so štátnymi inštitúciami obchodujú len nárazovo. Pre firmy, ktoré so štátom obchodujú pravidelne, by bolo prepisovanie dokladov z ERP systému do portálu neefektívne – tým vstupuje do hry platforma Peppol a EDI.

Spoločný štandard pre celú Európu

Na elektronickú komunikáciu so štátnymi orgánmi vyvinuli štáty EÚ spoločný štandard EN 16931. Spoločnou platformou pre tento štandard sa stal Peppol (Pan-European Procurement OnLine).

Firmy, ktoré si chcú elektronickú komunikáciu so štátnymi orgánmi uľahčiť, tak musia napojiť svoje EDI na Peppol. Najjednoduchšie to urobia cez svojich EDI providerov. Ak chce napríklad fínsky dodávateľ vystaviť faktúru nemeckému úradu vlády, vystaví ju cez svoje EDI, ako bol doteraz zvyknutý. Jeho EDI provider potom správu odovzdá na Peppol a ten ju doručí úradu.

Každý členský štát má na výmenu dokladov so štátnymi orgánmi svoj vlastný formát, ktorý upravil podľa svojej legislatívy (Nemecko napríklad využíva XRechnung vo formáte XML). Jadro v štandarde EN 16931 však zostáva pre všetky členské štáty totožné. Práve týmto krokom chce Európska únia uľahčiť elektronickú výmenu dokladov a motivovať tak členské štáty k vzájomnej spolupráci.

Elektronická výmena dokladov a B2G v Česku

V Českej republike majú štátne inštitúcie povinnosť prijímať elektronické faktúry v štandarde EN 16931 od apríla 2020. Okrem toho prijímajú elektronické faktúry aj vo formáte ISDOC/ISDOCX prostredníctvom dátovej schránky. Napriek tomu v českom B2G využíva elektronickú fakturáciu len nízke percento firiem.

Ministerstvo financií napríklad v roku 2019 podľa svojich dát dostalo 63 854 faktúr a len 2 360 z nich bolo elektronických (teda necelé 4 %). Oproti Nemecku, kde bude teraz v B2G 100 % elektronických faktúr, tak má Česko stále čo doháňať. Prechod na kompletnú elektronickú fakturáciu je v nedohľadne.

Teraz sa však aspoň viac rozšíri povedomie o elektronickej fakturácii medzi tými českými firmami, ktoré obchodujú s nemeckými štátnymi inštitúciami.

Zdroj: GRiT